به منظور انسجام، هماهنگی، و وحدت رویه در برنامه‌‌هاي حوزه اطلاع‌رساني در سطح سازمان و واحدهاي تابعه و وابسته و نيز جلوگيري از انجام فعاليت‌هاي موازي، شورای هماهنگی اطلاع¬رسانی سازمان تشكيل مي‌گردد.

تعاريف:

          سازمان: سازمان تحقيقات، آموزش و ترويج کشاورزی و واحدهاي تابعه و وابسته

          مرکز: مرکز اطلاعات و مدارک علمی کشاورزی

          شورا: شورای هماهنگی اطلاع¬رسانی

      واحدهاي اطلاع‌رساني: كتابخانه‌ها و نهادهاي اطلاع‌رساني موجود در موسسات و مراکز تحقیقاتی و آموزشي تابعه و وابسته سازمان تحقيقات، آموزش و ترويج کشاورزی

ماده 1. وظایف شورا:

1.       ايجاد هماهنگي و وحدت‌رويه در فعاليت‌هاي اطلاع‌رساني

2.       بررسي و تعيين شیوه¬های بهینه ارائه خدمات اطلاع¬رسانی به واحدهای تابعه و وابسته سازمان

3.       تشكيل نشست‌هاي هم‌انديشي و ارائه راهكارهاي کارشناسی برای ارتقاء فعاليت‌هاي مرتبط با اطلاع‌رساني

4.       توسعه هماهنگی و همکاری بیشتر بین واحدهاي تابعه و وابسته در ارائه هر چه بهتر خدمات اطلاع¬رسانی

5.       بررسی کارشناسی و ارائه راه‌کار برای جلوگیری از فعاليت‌هاي موازی و تکراری به منظور صرفه¬جویی در هزینه¬ها و نیروی انسانی

6.       معرفی روش‌ها و خدمات نوین اطلاع¬رسانی برای استفاده در  واحدهاي تابعه و وابسته

7.       بررسي و طرح مسائل و مشکلات حوزه اطلاع‌رساني در سطح واحدهای تابعه و انعکاس به مسئولین ذیربط

8.       زمينه‌سازي براي انجام تبادل اطلاعات علمي، تجربیات و برقراري ارتباط فيمابين واحدهاي تابعه و وابسته

ماده2. اعضاي شورا:

-         رئيس مركز به عنوان رئيس شورا

-         معاون مرکز

-         دبير شورا

-         رئيس كتابخانه مركزي كشاورزي

-         يك نماينده از سوي هر يك از واحدهاي تابعه و وابسته (موسسات و مراكز ملي و  موسسه آموزش عالي علمي- كاربردي)

-         يك نماينده از سوي هر يك از مراكز تحقيقات كشاورزي و منابع طبيعي استاني

تبصره 1: در واحدهاي تابعه سازمان كه هم کتابخانه و هم نهاد اطلاع¬رسانی وجود دارد، به سبب این که کتابخانه زیر‌مجموعه نهاد اطلاع¬رسانی محسوب می¬شود، مسئول نهاد اطلاع¬رسانی، و در واحدهايي که فقط کتابخانه دارند مسئول کتابخانه عضو شورا خواهد بود.
تبصره 2: حكم رئيس شورا از سوي معاون پژوهش و فناوري سازمان و احكام اعضاء و دبير شورا ازسوي رئيس مرکز صادر مي‌شود.

تبصره 3: احكام دو ساله بوده و در صورت لزوم تمديد خواهد شد.

تبصره 4: در غیاب رئیس شورا، معاون مرکز، رياست شورا را عهده دار خواهد بود.

تبصره 5: در صورت ضرورت و براساس موضوع جلسه، امكان دعوت از فرد یا افراد دیگر برای  شرکت در جلسات شورا  ميسر خواهد بود. فرد يا افراد دعوت شده به جلسه به عنوان مهمان در جلسه حضور پيدا مي‌كنند. 
تبصره 6: در پايان هر سال براي اعضاي شورا گواهي حضور در جلسات صادر خواهد شد.

ماده3. دبيرخانه شورا:

-          دبیر شورا، ازسوي رئیس شورا منصوب خواهد شد.

-         دبيرخانه شورا در مركز اطلاعات و مدارك علمي كشاورزي مستقر مي‌باشد.

  ماده4. برگزاري جلسات شورا:

-         جلسات شورا با دعوت كتبي رئيس شورا و با حضور دو سوم اعضا رسمیت می¬یابد.

-         جلسات شورا به صورت سه ماه يكبار (فصلي) برگزار خواهد شد.
تبصره 7: در هر جلسه، محل برگزاری جلسه بعدی تعیین خواهد ¬شد.

-         شورا می¬تواند به پیشنهاد هریک از اعضا و تصویب رئیس شورا جلسه فوق¬العاده تشكيل دهد.

-         تشکیل جلسات و دستور کار آن از طریق دعوتنامه کتبی، حداقل يك هفته قبل از تشکیل از سوی دبیرخانه شورا  به اطلاع اعضاء خواهد رسید.

-      دستورات جلسه با راي نصف بعلاوه يك اعضاي حاضر در جلسه مصوب خواهد شد.

-      مصوبات شورا طی حداکثر یک هفته پس از تشکیل جلسه، صورت‌جلسه شده و براي اعضاي شورا ارسال خواهد شد. 

-     اعضای شورا موظفند با مطالعه صورت جلسات، موارد مربوط به خود را استخراج و نسبت به پیگیری و اجرائی نمودن آنها اقدام نمایند. دبيرخانه شورا مسئول پيگيري مصوبات خواهد بود. در ابتدای هر جلسه، صورت جلسه قبلی قرائت شده و هر يك از اعضا گزارش پیگیری موارد مربوطه را به اطلاع اعضای شورا خواهند رساند.                                                                                        

تبصره 8: درصورتی¬که هریک از اعضای شورا موضوع خاصی را مدنظر داشته باشند می¬توانند کتبا" آن را به دبیرخانه شورا اعلام      نموده تا با  نظر موافق رئیس شورا در دستور کار جلسات عادی قرار گیرد.       

تبصره 9: حضور نمايندگان در جلسات اجباري است. در صورت عدم شركت بايد از قبل به دبيرخانه شورا اطلاع داده شود.

تبصره 10: چنانچه عضوي سه جلسه متوالي در شورا شركت نكند به واحد مربوطه اعلام و در صورت ادامه بايد نسبت به رفع مشكل اقدام و يا عضو فعال جايگزين معرفي شود.

ماده 5. دستور جلسات شورا:

دستور جلسات عادي به ترتيب وصول پيشنهادات و پس از تاييد رئيس شورا به اطلاع اعضا خواهد رسيد. پيشنهادات اعضا جهت درج در دستور جلسات بعدي در هر زماني اخذ خواهد شد.

تبصره 11: تغيير در نوبت طرح موضوعات و مسايلي كه در دستور جلسه قرار دارند منوط به تاييد رييس شورا است.

تبصره 12: آن دسته از دستوراتي كه با قيد يك يا دو فوريت توسط اعضا پيشنهاد مي‌شوند ‌بايد بدوا فوريت آن در جلسه شورا به   تصويب برسد. دستورات يك فوريتي قبل از دستورات عادي و دستورات دو فوريتي قبل از دستورات يك فوريتي در دستور كار شورا قرار خواهند گرفت.

ماده 6. اجراي تصميمات شورا: تصميمات شورا پس از تصويب در جلسات آن و تاييد بالاترين مقام سازمان قابل اجرا مي‌باشد.

ماده7. هرگونه تغيير در مواد اين آئين نامه حداقل پس از گذشت 6 ماه از تاريخ اجرا قابل  بررسي خواهد بود.

اين آئين نامه در 6  ماده، و 12 تبصره از تاريخ         جهت اجرا ابلاغ مي شود.

   محمدعلي كمالي سروستاني

    معاون پژوهش و فناوري سازمان